Увек постоји тај пријатељ. Знате, ону са 76 нечувених говорних порука, 150 непрочитаних текстова и - гулком - 15.964 непрочитаних порука е-поште у њеном поштом. (Или сте можда тај "пријатељ".) У сваком случају, задржавање мапе пристигле поште или чак и достизање Инбок Зеро може се осећати као немогући подвиг #адултинг. Али дигитално чишћење куће не мора бити ваш најмањи омиљени посао.
Будући да сви примјењују КонМари методу у својим домовима, ми смо прислушкивали неколико стручњака за продуктивност који ће вам дати неколико савјета о томе како донијети чаробну умјетност уређивања до мапе у пристиглу пошту.
За важне адресе е-поште као што су итинере за путовање, купони и информације власника куће које желите да сачувате за касније, повежите свој рачун са апликацијом за белешке попут Еверноте. "Са пошаљите е-пошту у функцију Еверноте, е-пошту ћете моћи слати директно у свеске попут „Предстојеће путовање“, „Предаје“ и „Предузеће“, каже Форрест Бриант, уредник директора у Евернотеу.
Мрзите губљење времена за достављање долазних порука е-поште? Брајант каже да је лако поправити: „Подесите
паметне налепнице у Гмаил-у или правила у програму Оутлоок да аутоматски сортирате е-поруке које добијате на основу пошиљаоца или кључних речи како не бисте трошили време на подношење долазне поруке е-поште у одговарајуће мапе или копају по тој поруци од шефа месечно пре. "Ако нежељена пошта нагомилава пошту, направите навику да се редовно претплаћујете путем апликације попут Унролл.ме. Можете и ручно да се одјавите претресом кључне речи „одјавите се“ у пољу за претрагу е-поште. „Када имам пет или 10 минута пре следећег састанка или сам на чекању телефона, покушавам да се одјавим са пет или више е-порука одједном, што задржи задатак руковођења ", каже Схаи Паулсон, власник и медијски стратег у Мерит Медиа.
Иако се брзо слање е-поште за заказивање састанка чини прикладно, то су управо типови нити који зачепљују наше примљене поште. Уштедите време и спречите нереде у примљеној пошти коришћењем система календара на мрежи, попут Тачност планирања или Календарски уместо тога. "На овај начин можете да је синхронизујете са Гмаил-ом или календаром рада и натерате људе да закажу време за састанке или четовање када је то свима погодно", каже пословни тренер Линдсеи Анвик.
Колико је досадно ручно потражити тај е-маил са информацијама које су вам потребне да бисте нешто постигли на послу? Анвик препоручује да смањите непотребне ланце е-поште са системима за управљање пројектима Асана или Стационар. "Обоје имају апликацију и обавештења, омогућавајући вам да лако пратите пројекте и клијенте у једном простору без главобоље сортирања и претраживања путем пристигле поште", каже она.
Ако тренутно користите е-пошту за сарадњу са групама или тимовима људи, Анвик каже да је ван апликације за ћаскање, попут Скипе или Слацк може вам дозволити да лако комуницирате на питања и добијете непосредне одговоре уместо да чекате на одговор путем е-поште.
Наталие Висе, ауторка књиге „Приручник о само-дисциплини, “Има генијалан трик да извучете што више километраже из свог потписа. "Уместо да унесете своје име и наслов, додајте активне сате за проверу е-поште, уобичајене информације које шаљете у своје е-поруке и најбољи начин да вас контактирамо", каже она. "Покушајте", више волим да причам путем текста. Слободно ми пошаљите текст на мој број за бржи одговор. ""
Још један начин да сачувате чисту примљену пошту? Поделите се постављањем четири одвојена рачуна е-поште који служе одређеним сврхама. Професионални организатор и консултант за продуктивност Јосепхине Паге један предлаже за личне ствари, један за посао, један за маркетинг е-маила и један за друштвене медије. „Свака адреса е-поште може бити дериват прве, као што је„ доугласП “за лично или„ доугласБ “за посао“, каже она. „Мање је претерано прегледати и извршити акциони план за сваку е-пошту ако поставите засебне адресе е-поште.“
Чак и ако спречите непотребне е-поруке да вам пошаљу инбок, нисте из шуме ради одржавања. Јустин Лавелле, шеф комуникације за Проверено, каже да је одредио редован датум за управљање е-маиловима. „Изаберите време сваке недеље за одржавање пристигле поште. За то време блокирајте свој календар и утишајте телефон. Заштитите вријеме као и било који други важан састанак, и организујте се “, каже он. "Избаците небитно, архивирајте комплетан садржај и одредите предност списка обавеза."