Пре неки дан сам разговарао с неким о е-пошти и слушао их како се жале како једноставно нису могли да контролишу ствари. Тада сам послао е-маил од мог пријатеља дизајнера о нечем важном, а он никада није одговорио. Испада да је његов претинац дубок 4000 е-маилова, па га је пропустио ...
Некад сам био тај момак, али након што сам испробао милион различитих система, схватио сам да ми ниједна техника не ради. Требало ми је нешто што се уклапало у мој ток рада, али ипак имало смисла. Ово вам можда неће успјети, али покушајте, а можда ћете и сами наћи мало боље управљање е-поштом.
1. Примљено <20: Заиста сам желео да уђем у систем „Инбок Зеро“, али то није увек било изводљиво. Често се нађем у својој пристиглој пошти само један или два е-маила, никад не бих то учинио и касније се због тога осјећам кривим.
Уместо да се придржавам „нула“ дела правила, одлучио сам да то поједноставим и постарам се да мој инбок увек има мање од 20 порука е-поште. Радећи то, не осјећам се кривим због тога што имам превише људи или не постижем баш Инбок Зеро. Све поруке е-поште остављене у инбоку обично су ту јер је потребно да се поступа убрзо, али не и одмах.
2. Правило од 20 минута: Волео бих да могу да нађем где ово читам, јер бих волео да га овде напоменем. Али претпоставка је била да одговорите на текстуалну поруку у року од две минуте, на е-маилове у року од 20 минута, на говорне поруке у року од два сата или нешто слично. Без обзира на стварне бројеве, усвојио сам правило од 20 минута за одговор на е-пошту када год је то могуће.
Кад се брзо вратим код људи, претинац пристигле поште остаје без препуцавања, људи се не љуте јер се нисам одазвао и остајем организован у том процесу.
3. Акт, архива или смеће: Сваки мејл има једну од три акције за мене. Ако морам да поступим са оним што је ту, онда одговарам, а затим узмем оригиналну е-пошту и пошаљем је у мапу Архива. Ако ми треба е-пошта, али не треба никакав одговор (као што је примитак или нешто слично), онда ћу га поново ставити у тај фолдер Архива. Коначно, ако је нежељена пошта или смеће, само је трајно уништим, тако да не губи простор на тврдом диску. Откривам да ми овај систем добро успева јер увек знам где да нешто тражим, али истовремено се решавам нереда.
4. Рукујте е-поштом у серијама: Пре него што сам изишао из кревета, обично се у поштанском сандучићу налази 30 мејлова, који захтевају неку врсту пажње. Чак и након резања масти и брисања нежељене поште, још увек имамо велику количину е-поште за обраду, што може бити фрустрирајуће. Како да то урадим?
Пошто добијем толико много порука е-поште, обично их могу обрадити у пакетима, чак и унутар правила од 20 минута. То значи да не губим време непрестано проверавајући примљене мапе, заустављајући свој други радни ток у процесу.
