Постоји цитат приписан Биллу Гатесу који ја стално понављам: „Ја бирам лену особу да ради тежак посао; зато што ће лења наћи лак начин да то учини. "Волим то јер садржи осећај за који сам увек био истинит: Постоји начин да се порок претвори у врлину. Лијени људи су најбољи у проналажењу једноставних начина за обављање ствари. Неуредни људи имају најбоље савете за чишћење. А људи који су самоувјерено грозни у управљању примљеним порукама имају најбоље савјете за комуникацију путем е-поште.
Овде сам заокружио неке чврсте савете од е-маила са жељом да се то докажу. И да, имена су редигована како би се заштитила поштанска пошта.
„Ако апсолутно не морате, немојте слати е-пошту више од једне особе. Мање је вјероватно да ћу одговорити на то јер чекам (и надам се) да видим да ли ће друга особа то учинити. "
„Почео сам да говорим људима у својој е-пошти, ако ме се не јавите до [разумног датума], молим вас тачно јутро да ме гурнете тачно са свим капицама. Једном када сазнају да сам озбиљан, мислим да дозвола за грицкање помаже да се ствари покрећу, чак и кад неко од нас спусти лопту. "
„Употреба упутстава за акцију у заглављу ми штеди све време. У основи, откуцајте своју е-пошту са приматељем и насловом, а затим ми реците шта вам треба. Нешто попут „Захтевана је акција: Бројеви наредних година“ или „ЗА ПРЕГЛЕД: Употреба налога КСИЗ“ или „ПОТРЕБНА ОДГОВОРА: сутрашњи састанак, табела. У прилогу. "Ако видим неко од оних подебљаних упутстава за акцију, које му обично постављам предност, а ако сам пошиљалац, имам знатно бољи одговор рате. "
„Када се бавим људима који усисавају е-пошту, шаљем им нумерисане спискове питања на која треба да одговоре.“
„Аутоматски одговор је спасилачки живот! Ја сам шоу-схов за једну жену и искрено, није све што долази кроз мој инбок главни приоритет. "Ова заузета жена има свој пословни рачун аутоматски одговор на сваку е-пошту, са порука која позива клијенте са хитним захтевима да пошаљу текст или позив и постави очекивање за њен одговор: „Ако нисте добили одговор у року од 48 сати, молимо вас да следите горе. "
„Етикете су обавезне! Могу лако решити све на тај начин. Постављао сам филтре за аутоматско архивирање (прескочи примљене мапе) за ствари на које није потребан тренутни одговор, тако да мој примљени улаз може да се управља.
„Ако вам треба више од две реченице да се бавите проблемом у е-поруци, вероватно је боље да разговарате телефоном или лично. Ставите што више детаља у линију предмета што је више могуће. Е-поруке би требале више личити на текстове него на картице ваших бака. "
„Немојте само непрестано одговарати на исту тему е-поште ако се тема промени. Обично је најбоље да промените наслов теме е-поште или још боље, покренете нову е-пошту. Када добијете 100+ порука е-поште дневно, морате бити добри у одређивању приоритета одговора, тако да ако не знам о чему се ради у е-пошти или мислим да је у питању стара тема, мање је вероватно да ћу је одмах отворити. А посебно је корисно када се морате вратити и претраживати старе е-поруке ако се наслов теме подудара са телом е-поште. "
Чини се контра интуитивно, али многи људи које смо питали рекли су да им паметни телефон погоршава пошту путем е-поште. „Ово је правило које веома тешко покушавам да применим за себе: не проверавајте своју е-пошту, осим ако нисте доступни за одговарање на е-пошту. Заборавио сам да одговорим на неке е-маилове или одложим одговор јер сам га прочитао и заборавио да никад нисам одговорио. Јако се трудим да проверим да ли у том тренутку имам времена и менталне енергије да одговорим. "
„Имам„ е-пошту “у свом дневном календару и покушавам да га оставим док то време не завршим и након што заврши 30 минута, затворим га.“
„Сисам адресу е-поште, али као пре пет година, Гмаил је магично почео да шаље све директно у смеће. Нисам могао да схватим како да то преусмерим, и након неколико полусветних покушаја недељу дана, открио сам да ми се свиђа. Сада премјештам ствари из свог смећа у инбок ако желим да их сачувам; све остало се магично брише сваког месеца или тако нешто. "